Obowiązek posiadania dowodu osobistego został wprowadzony w 1951 roku i obejmował każdą osobę, która ukończyła 18 lat. W celu uzyskania pierwszego dowodu, konieczne było przedstawienie świadectwa stwierdzającego czas i miejsce urodzenia, a także szeregu dokumentów dotyczących powszechnego obowiązku wojskowego, miejsca zamieszkania, pracy oraz nauki. Wymagane były również fotografie i osobiście wypełniona ankieta o wydanie dowodu osobistego. Nierzadko osoby składające wniosek o dowód tożsamości zaraz po wojnie dołączały tzw. „kennkarte”, czyli dokument identyfikacyjny wydawany przez niemieckiego okupanta.
KOPERTY DOWODOWE
Początkowo dowody osobiste były wydawane przez Milicję Obywatelską, tę rolę później przejęły Urzędy Gminy. Wszystkie złożone dokumenty przechowuje się w tzw. kopercie dowodowej, która znajduje się w Urzędzie Gminy, w którym składano ostatni wniosek o wydanie dowodu osobistego. Koperta ta stanowi niezwykle cenne źródło informacji dla genealogów, nie tylko ze względu na zawarte w niej dane, ale przede wszystkim ze względu na dołączone fotografie. Niestety, wiele Urzędów Gminy skorzystało z możliwości niszczenia kopert dowodowych po upływie 10 lat od śmierci posiadacza dokumentu tożsamości. Z tego powodu szanse na odnalezienie wniosków osoby zmarłej w latach PRL są bardzo niskie, chociaż nie niemożliwe.
Jak złożyć wniosek o wydanie kserokopii zawartości koperty dowodowej?
Wniosek o wydanie kserokopii zawartości koperty dowodowej można złożyć osobiście w Urzędzie Gminy lub elektronicznie za pomocą platformy ePUAP. Opłata skarbowa wynosi 31 zł za dokumentację związaną z jednym dowodem osobistym i powinna być uiszczona przed złożeniem wniosku[1]. W celu uzyskania zawartości koperty dowodowej, konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku w Urzędzie Gminy, razem z uzasadnieniem. Wzór wniosku [link] został udostępniony poprzez Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji[2]. Nie jest konieczne wypełnienie każdego pola, jednak należy podać informacje, które są nam znane i umożliwią odszukanie niezbędnych dokumentów. Należy jednak pamiętać, że mniejsza ilość danych utrudnia pozytywne rozpatrzenie wniosku. Kluczowe jest uzasadnienie potrzeby uzyskania kserokopii, najczęściej stosuje się artykuł 23 Kodeksu Cywilnego dotyczący dóbr osobistych człowieka:
Art. 23. Dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach.
Podczas składania wniosku należy podkreślić, że potrzebujemy kserokopii w celu opracowania drzewa genealogicznego rodziny, poznania jej historii, a w szczególności do kultu osoby zmarłej – utrzymywania dobrego imienia i pamięci o członku rodziny. Jest to zgodne z artykułem 23 Kodeksu Cywilnego, ponieważ prawo do kultu zmarłej osoby jest powszechnie uważane za dobro osobiste człowieka i stanowi przepis prawa materialnego, będący podstawą do żądania udostępnienia dokumentów osobom bliskim zmarłego.
METRYCZKI DOWODOWE
Metryczki dowodowe są często mylone z kopertami, choć różnica między nimi jest widoczna na pierwszy rzut oka. Nie są przechowywane w Urzędach Gminy, lecz w Archiwum Państwowym w Milanówku, podlegającym Archiwum Państwowemu w Warszawie. W odróżnieniu od kopert dowodowych(a właściwie ich zawartości), metryczki to jedynie podstawowe informacje o posiadaczu dowodu osobistego. Niemniej jednak, warto o nie zabiegać z dwóch powodów. Po pierwsze, jeżeli koperta dowodowa została zniszczona, istnieje nadal duża szansa, że metryczka dowodowa ocalała(także w przypadku zmarłych w czasach PRL). Uzyskamy w ten sposób nie tylko dodatkowe informacje, ale przede wszystkim fotografię krewnego. Po drugie, postępowanie w przypadku Archiwum Państwowego jest mniej restrykcyjne niż w przypadku Urzędu Gminy. Zobowiązani będziemy jedynie do sprecyzowania podstawowych danych poszukiwanej osoby i stopnia pokrewieństwa. Nie jest konieczne udowadnianie relacji rodzinnych za pomocą odpisu aktu stanu cywilnego.
Jak złożyć wniosek o udostępnienie skanów metryczki?
Wniosek można złożyć elektronicznie za pomocą platformy ePUAP (jako adresata należy wybrać Archiwum Państwowe w Warszawie, ponieważ Milanówek nie posiada własnej skrzynki), lub listownie (tutaj nasz wniosek kierujemy już do Archiwum Państwowego w Milanówku przy ul. Stefana Okrzei 1). Bez względu na wybraną formę warto upewnić się, że otrzymamy potwierdzenie odbioru. Czas oczekiwania jest bardzo długi i może wynosić od 6 do nawet 12 miesięcy. Zgodnie z cennikiem Archiwum Państwowego w Warszawie, koszt wynosi 2 zł za każdą stronę zeskanowanego dokumentu[3]. Jedna metryczka to zazwyczaj od 1 do 3 skanów.
Archiwum Państwowe w Warszawie udostępniło wzory pism, które należy uzupełnić, aby otrzymać skany metryczek. Konieczne jest pobranie i uzupełnienie dokumentu dotyczącego metryczek wydanych dowodów tożsamości [kliknij, aby pobrać]. W formularzu należy podać podstawowe dane, takie jak imię i nazwisko osoby, imiona rodziców, nazwisko panieńskie matki, oraz nasz stopień pokrewieństwa z osobą, o której metryczkę wnioskujemy.
[1] §3 i §4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, Dz.U. 2012 poz. 75
[2] Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, Dz.U. 2011 nr 243 poz. 1452
[3] Nowy cennik usług archiwalnych, https://warszawa.ap.gov.pl/nowy-cennik-uslug-archiwalnych (dostęp 09.10.2023)
